Система электронного документооборота разработана с целью оптимизации делопроизводства на предприятии путем перевода всех документов в электронный формат. Основная задача ЭДО состоит в том, чтобы избавить сотрудников от лишней бумажной работы и помочь руководителю организовать контроль исполнения его поручений.
Большинство организаций давно отказались от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Работа с оцифрованной документаций значительно снижает нагрузку на секретариат и бухгалтерию и, следовательно, упрощает работу с клиентами и поставщиками.
Какова польза от внедрения ЭДО
Переход на работу с документами в цифровом формате несет ряд положительных изменений в деятельности организации:
- существенно сокращаются затраты на услуги курьеров, канцелярские товары, особенно бумагу, скоросшиватели, комплектующие и расходники для принтеров и т.д.;
- появляется возможность архивирования в электронном виде, увеличивается скорость поиска нужного документа;
- у руководителя отпадает необходимость личного присутствия при подписании деловых бумаг. ЭДО позволяет ставить под документом цифровую подпись, что можно сделать, находясь далеко от офиса. Главное условие — чтобы был интернет;
- автоматизация процесса делопроизводства становится более эффективной благодаря тому, что экономится значительное количество времени, которое в привычной офисной жизни тратится на поиск, распечатывание и подписание необходимых документов.
Основные функции системы электронного делопроизводства
Функционал ЭДО достаточно широк, цифровизация документооборота поможет сконцентрировать всю бумажную работу внутри одной программы и позволит:
- регистрировать входящую/исходящую корреспонденцию и отслеживать дальнейший процесс их движения по исполнителям;
- давать поручения, контролировать ход исполнения и историю взаимодействия соисполнителей;
- создавать рабочие базы данных, справочники;
- работать по готовым шаблонам и редактировать документы;
- получать и отправлять их в электронном формате;
- вносить нормативно-правовую базу и пользоваться ею.
Система ДОУ позволяет обработать огромный объем информации и работать со всеми видами корреспонденции, входящими в номенклатуру дел организации, а также документами по следующим направлениям:
- управленческие;
- распорядительные;
- налоговые;
- бухгалтерские;
- архивные;
- кадровые и др.
Еще одно преимущество системы ЭДО — возможность организовать не только внутренний обмен электронными документами, но также переписку с внешними адресатами.
Иллюстрация к статье:
Обсуждение